Tom Padgett, Manajer Umum, Enterprise Headshot
Ditujukan kepada Tom Padgett, Presiden, Enterprise Business di Smarsh
Standar kepatuhan yang ditetapkan untuk perusahaan-perusahaan kota terkemuka terus meningkat, dengan pengawasan regulasi terhadap komunikasi di tempat kerja mencapai titik tertinggi sepanjang masa. Sorotan yang diberikan pada perusahaan jasa keuangan oleh badan-badan regulasi telah mengungkap rasa puas diri karyawan, dan yang lebih penting, manajer risiko, dalam hal bagaimana informasi sensitif dikomunikasikan. Hasil penyelidikan industri, seperti Komisi Sekuritas dan Bursa AS (SEC) dan Komisi Perdagangan Berjangka Komoditas (CFTC) yang mendenda $1,8 miliar kepada perusahaan-perusahaan kota terkemuka pada tahun 2022 karena penyalahgunaan WhatsApp dan pesan teks pribadi untuk membahas informasi sensitif, menjadi contoh dari hal ini.
Namun, meskipun menjadi salah satu resolusi kolektif terbesar dalam sejarah regulasi AS, resolusi tersebut gagal untuk mengekang epidemi ketidakpatuhan yang nyata ini. Awal tahun ini, sekelompok firma Wall Street baru memutuskan untuk membayar lebih dari $81 juta dalam bentuk denda perdata atas tuduhan kegagalan pencatatan, menambah denda yang kini telah mencapai lebih dari $2,8 miliar yang dijatuhkan untuk pelanggaran serupa di AS. Dengan FCA Inggris yang telah meluncurkan penyelidikannya sendiri awal tahun ini, kemungkinan besar kita akan melihat denda yang besar ini terus menumpuk di kedua pasar utama ini.
Meskipun sanksi keuangan ini cukup besar, sanksi tersebut hanyalah pukulan pembuka dalam apa yang dapat menjadi pertempuran yang berkepanjangan bagi para pelaku bisnis. Biaya sebenarnya dari ketidakpatuhan memiliki banyak sisi dan jauh melampaui dampak keuangan langsung.
Biaya hilangnya kepercayaan
Dampak dari ketidakpatuhan dalam komunikasi terhadap reputasi perusahaan sangat besar dan luas. Jika perusahaan gagal mematuhi standar regulasi, khususnya yang berkaitan dengan data pelanggan yang sensitif atau kemungkinan transaksi di masa mendatang, kerusakan pada reputasinya dapat langsung terjadi dan, dalam beberapa kasus, tidak dapat dipulihkan.
Kepercayaan, jika sudah rusak, tidak akan mudah dipulihkan. Klien, yang mengharapkan tingkat kerahasiaan dan integritas tertinggi, mungkin mulai mencari ke tempat lain, waspada terhadap risiko yang terkait dengan firma yang tidak patuh. Investor juga cepat bereaksi, sering kali menarik kembali dana atau berpikir dua kali tentang investasi masa depan, khawatir tentang stabilitas dan tata kelola perusahaan.
Persepsi publik juga terpengaruh. Di era digital saat ini, berita menyebar dengan cepat, dan kesalahan langkah suatu perusahaan disiarkan secara luas dan cepat. Reputasi yang ternoda pada akhirnya dapat menyebabkan hilangnya kepercayaan konsumen dan, akibatnya, kemungkinan penurunan pangsa pasar dan memiliki implikasi keuangan yang lebih besar daripada denda awal. Dampaknya terhadap nilai perusahaan dapat menjadi signifikan, karena pasar merespons peningkatan risiko yang dirasakan terkait dengan merek perusahaan.
Gangguan pada operasi internal
Dampak operasional dari investigasi regulasi dan kebutuhan selanjutnya untuk meningkatkan langkah-langkah kepatuhan dapat sama melemahkannya dengan sanksi finansial itu sendiri. Pengalihan sumber daya untuk mengelola dampak dari investigasi dapat mengganggu operasi bisnis, yang menyebabkan inefisiensi dan hilangnya fokus pada kegiatan bisnis inti. Karyawan mungkin mendapati diri mereka terperosok dalam kegiatan kepatuhan, yang mengalihkan perhatian dari tugas rutin mereka dan berpotensi memengaruhi pemberian layanan.
Tekanan pada moral karyawan juga tidak boleh diremehkan. Ketidakpastian dan tekanan yang muncul akibat investigasi regulasi dapat menyebabkan lingkungan kerja yang tegang, penurunan produktivitas, dan bahkan pergantian staf. Lebih jauh lagi, implikasi jangka panjang dari gangguan operasional dapat terwujud dalam inefisiensi yang berkelanjutan, karena perusahaan berjuang untuk kembali ke keadaan sebelum investigasi.
Beban pengawasan yang meningkat
Setelah perusahaan ditandai dengan ketidakpatuhan, perusahaan tersebut sering kali menghadapi pengawasan yang lebih ketat dari regulator. Pengawasan yang lebih ketat ini dapat bersifat menyeluruh dan melelahkan, yang membutuhkan sumber daya internal yang signifikan untuk mengelolanya. Perusahaan mungkin mendapati diri mereka dalam kondisi kesiapan audit yang terus-menerus, dengan kebutuhan untuk menghasilkan laporan dan dokumentasi terperinci sesuai permintaan.
Biaya kepatuhan kemungkinan akan meningkat karena perusahaan memperkuat departemen kepatuhan mereka dan berinvestasi dalam pelatihan untuk memastikan bahwa semua karyawan menyadari dan mematuhi standar baru. Bayangan peraturan yang lebih ketat dan potensi denda tambahan dapat menghambat pertumbuhan dan inovasi, karena perusahaan menjadi lebih konservatif dalam praktik bisnis mereka untuk menghindari pelanggaran lebih lanjut.
Kebutuhan akan kepatuhan komunikasi yang efektif
Sebagai respons terhadap tantangan ini, perusahaan perlu menerapkan strategi kepatuhan komunikasi yang efektif. Strategi tersebut harus mencakup sistem pemantauan yang kuat yang tidak hanya dapat mendeteksi pelanggaran langsung, tetapi juga pola atau celah yang mungkin menunjukkan adanya komunikasi di luar saluran. Meskipun biaya penerapan sistem ini mungkin tampak signifikan, investasi tersebut penting untuk melindungi perusahaan dari hukuman di masa mendatang dan mempertahankan reputasi mereka di industri.
Sistem kepatuhan yang efektif berfungsi sebagai pencegah ketidakpatuhan dan mekanisme pertahanan terhadap pelanggaran yang tidak disengaja. Sistem ini menyediakan kerangka kerja yang memungkinkan karyawan untuk beroperasi dengan aman dan percaya diri, dengan mengetahui bahwa komunikasi mereka dipantau dan dikelola sesuai dengan persyaratan peraturan.
Harga tersembunyi dari ketidakpatuhan komunikasi merupakan ancaman kompleks yang dapat merusak fondasi bisnis. Sanksi finansial, meskipun menyakitkan, hanyalah permulaan. Konsekuensi jangka panjang – kerusakan reputasi, gangguan operasional, dan peningkatan pengawasan – dapat jauh lebih merusak dan bertahan lama. Untuk melindungi diri dari risiko ini, perusahaan harus menyadari pentingnya kepatuhan komunikasi yang efektif dan berinvestasi sesuai dengan itu dalam sistem yang kuat. Meskipun merupakan biaya di muka, itu adalah harga yang pantas dibayar.