Oleh Laurent Colombant, Pemimpin Solusi Integritas Pembayaran EMEA di SAS.
Bagi para pemimpin yang mengelola proyek-proyek padat modal, tantangan untuk mengendalikan penipuan, kesalahan, pemborosan, dan penyalahgunaan (FEWA) selalu ada. Pertanyaan umum yang sering diajukan adalah, 'Bagaimana kita dapat mengamankan investasi kita, sambil menavigasi rantai pasokan yang kompleks dan lingkungan berisiko tinggi?'
Mengabaikan langkah-langkah antipenipuan yang kuat membawa risiko yang signifikan, karena FEWA dapat menggerogoti hingga 5% pengeluaran perusahaan dengan kerugian tahunan di Inggris dari penipuan pengadaan saja sebesar £133,6 miliar. Rantai pasokan yang kompleks dan jadwal yang ketat menciptakan kerentanan, yang dapat dieksploitasi oleh pelaku kejahatan.
Namun, ada beberapa strategi yang dapat diikuti oleh para pemimpin proyek padat modal untuk memperkuat pertahanan mereka. Mengintegrasikan analisis data, menumbuhkan budaya etika dari atas ke bawah, dan memanfaatkan data pihak ketiga merupakan faktor penting bagi organisasi yang ingin mendeteksi dan mencegah FEWA secara efektif.
Sering kali proyek dengan biaya modal tinggi bersifat kompleks, yang membutuhkan jutaan atau bahkan miliaran dolar untuk dibelanjakan dalam waktu singkat dengan pemasok yang belum tentu dikenal dan di negara yang bahkan kurang dikenal. Kombinasi risiko ini dapat menimbulkan bencana jika tidak dikendalikan dengan baik. Secara historis, perusahaan telah melakukan jenis pemeriksaan dan penyeimbangan ini secara manual atau semi-manual secara ad hoc, tetapi ini tidak lagi memadai dan analitik yang didukung oleh komputasi awan memungkinkan rute lain saat ini.
Mengintegrasikan analitik data
Analisis berbasis cloud dapat memainkan peran penting dalam mendeteksi dan mencegah FEWA dalam proyek-proyek padat modal. Dalam proyek-proyek tersebut, sejumlah besar data dihasilkan setiap hari untuk akuntansi dan perencanaan sumber daya, dan jika data ini dianalisis secara efektif, pola dan anomali yang mengindikasikan FEWA dapat diidentifikasi dengan cepat dan otomatis.
Dengan mengidentifikasi pola dan anomali ini dengan cepat, organisasi dapat mendokumentasikan dan memvalidasi temuan, serta mengambil tindakan korektif dan preventif untuk memperkuat kontrol internal dan menghindari kerugian finansial dan reputasi. Hal ini memastikan mitigasi risiko yang cepat, yang merupakan kunci untuk mencegah terjadinya penipuan, penyalahgunaan, dan pemborosan di masa mendatang – belum lagi kesalahan.
Sistem pemantauan data real-time memungkinkan pengawasan berkelanjutan atas transaksi dan aktivitas. Sistem ini dapat menandai aktivitas mencurigakan (khususnya dalam pembayaran) saat terjadi, sehingga memungkinkan penyelidikan dan respons manusia yang cepat. Misalnya, lonjakan biaya pengadaan yang tidak biasa atau perbedaan penagihan kecil yang berulang dapat menandakan potensi penipuan atau pemborosan. Solusi integritas pengadaan (PI) akan secara otomatis mengidentifikasi sinyal dari jutaan item data dan memandu penyelidik dalam membuat kasus dengan bukti yang kuat jika diperlukan.
Organisasi juga dapat mengidentifikasi potensi risiko sebelum risiko tersebut terwujud, dengan menggunakan analisis prediktif. Algoritme pembelajaran mesin dapat menganalisis data historis untuk mengidentifikasi risiko ini, dan selanjutnya memprediksi di mana dan kapan penipuan atau kesalahan paling mungkin terjadi. Pendekatan proaktif ini membantu proyek-proyek yang padat modal untuk mengalokasikan sumber daya ke area-area berisiko tinggi secara lebih efisien.
Solusi PI dapat memastikan bahwa ketidaksesuaian yang paling kecil sekalipun dapat diidentifikasi dengan melakukan audit rutin dan menyeluruh, yang didukung oleh analisis data tingkat lanjut. Audit ini dapat diotomatisasi secara signifikan, mengurangi beban kerja manual karyawan, sekaligus meningkatkan akurasinya.
Membangun budaya etika dari atas ke bawah
Penelitian telah menemukan bahwa FEWA sering dilakukan oleh karyawan internal dan hampir seperempat organisasi telah mengalami kolusi baik antara karyawan dan pemasok, maupun di antara pemasok yang berbeda. Dengan demikian, budaya organisasi secara signifikan memengaruhi kerentanannya terhadap FEWA, dan budaya etika yang kuat, yang didukung oleh kepemimpinan, dapat mencegah potensi penipuan dan mendorong karyawan untuk mematuhi praktik terbaik.
Faktanya, para eksekutif yang terlibat dalam penipuan di tempat kerja dapat merugikan bisnis mereka hingga 10 kali lipat lebih besar daripada karyawan tingkat bawah yang melakukannya. Para pemimpin harus mampu mencontohkan perilaku etis mereka sendiri, dan mengutamakan transparansi, karena ketika para eksekutif puncak secara nyata berkomitmen untuk memerangi FEWA, hal itu akan menjadi preseden bagi seluruh organisasi. Komitmen ini harus tercermin dalam kebijakan, komunikasi, dan tindakan mereka sehari-hari.
Penting untuk menerapkan program pelatihan rutin yang berfokus pada perilaku etis, deteksi FEWA, dan mekanisme pelaporan di seluruh organisasi, sehingga karyawan dapat mengintegrasikan metode pencegahan FEWA ke dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Mereka harus merasa berdaya untuk melaporkan aktivitas yang mencurigakan tanpa takut akan pembalasan, dan saluran komunikasi yang jelas untuk pelaporan dan penanganan masalah harus dibuat. Hal ini sangat sejalan dengan dan melengkapi pengungkapan pelanggaran.
Langkah terakhir dalam mengembangkan pendekatan etika dari atas ke bawah dalam suatu organisasi adalah menciptakan insentif saat perilaku etika ini ditunjukkan oleh karyawan. Hal ini dapat memperkuat budaya integritas dan memberi penghargaan kepada karyawan yang telah mengidentifikasi dan melaporkan masalah FEWA tidak hanya meningkatkan moral, tetapi juga memperkuat lingkungan pengendalian internal dalam organisasi.
Memanfaatkan data pihak ketiga
Dalam rantai pasokan yang kompleks, di mana kerentanan dapat muncul, mengandalkan data internal saja tidaklah cukup, tetapi data pihak ketiga dapat memberikan perspektif yang lebih luas dan meningkatkan akurasi deteksi FEWA. Pemantauan berkelanjutan terhadap pemasok dan vendor melalui sumber data pihak ketiga dapat mengungkap perbedaan yang mungkin tidak terlihat melalui data internal saja. Data eksternal tidak hanya dapat digunakan untuk memperoleh wawasan tambahan tetapi juga untuk membersihkan dan memperkaya data yang dihasilkan dan dikelola dalam sistem ERP.
Membandingkan data ERP dengan tolok ukur industri dapat membantu organisasi mengidentifikasi outlier, dan laporan serta basis data industri pihak ketiga dapat menawarkan wawasan berharga tentang biaya, jadwal, dan praktik standar. Hal ini memudahkan para pemimpin yang mengelola proyek padat modal untuk menemukan anomali yang mungkin ada dalam data mereka.
Organisasi dapat mengambil langkah lebih jauh dengan bermitra dengan lembaga deteksi penipuan eksternal. Lembaga-lembaga ini sering kali memiliki akses ke kumpulan data yang lebih luas dan alat-alat analisis yang canggih, yang selanjutnya dapat memperkuat pertahanan organisasi terhadap FEWA.
Jelaslah bahwa para pemimpin yang mengelola proyek-proyek padat modal harus mengambil pendekatan yang beragam untuk mengelola FEWA secara efektif. Dengan mengintegrasikan analisis data, menumbuhkan budaya etika dari atas ke bawah, dan memanfaatkan data pihak ketiga, organisasi dapat secara signifikan mengurangi risiko yang terkait dengan rantai pasokan yang kompleks dan lingkungan berisiko tinggi.